名前と金額だけ変えて、同じ書類を作る。振り込まれたかを1件ずつ見る。レシートをためこんで、あとで泣く。このあたりが、いちばんAIに向いているところです。
ぜんぶ一度にやらなくて大丈夫です。いま自分がいちばん嫌だなと思っているものを、1つだけ選んでください。
毎月おなじ形で、名前と金額だけ違うもの。ここがいちばん早く楽になります。
だれが振り込んで、だれがまだか。1件ずつ見比べているところです。
ためこんだレシートを、1枚ずつ打ち込んでいるところです。
確定申告の前に、まとめて泣くところ。ためる形ができていれば、ここが軽くなります。
どれをやるにしても、ここからです。スプレッドシートに1枚、記録の置き場を作ります。
ここができると、あとは全部つながります。請求書もここから作れますし、入金の確認もここでできます。1年分のまとめも、ここを読ませるだけです。
| 日付 | お名前 | 中身 | 金額 | 入金 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|
| 10/1 | ◯◯様 | 3ヶ月講座 | ◯◯円 | 済 | 銀行振込 |
| 10/5 | △△様 | 単発レッスン | ◯◯円 | まだ | 10/20まで |
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事務まわりを楽にしたいです。まず記録の台帳を作ります。 私のお仕事：（ここに書いてください） いま手で作っているもの：（請求書・領収書など） いちばん嫌なこと：（ここに書いてください） スプレッドシートに1枚、台帳を作りたいです。 列を提案してください。増やしすぎないでほしいです。 いきなり作らず、まず私に質問してください。
台帳が1枚できると、ここから先が全部つながります。効く順に並べました。
毎月おなじ形なら、名前と金額を差し込むだけで作れます。1枚ずつ作っていたものが、まとめて出るようになります。
台帳の10月分から、請求書をまとめて作ってください。 形は、いつも使っているものに合わせてください。 （今使っている請求書を1枚、見本として渡す） お名前と金額と日付を差し込んで、PDFで出せる形にしてください。
打ち込まなくて大丈夫です。レシートを撮って渡すと、日付と金額とお店の名前を読んで、台帳に1行足してくれます。
ためこんでから泣くのをやめられるところです。月に1回まとめて渡すだけでも、だいぶ違います。
このレシートの写真を読んで、台帳に足してください。 （写真をまとめて渡す） 日付・お店の名前・金額・何に使ったかを入れてください。 読み取れないところは、勝手に決めずに聞いてください。
申込のシートと、入金の記録。この2つを並べて、まだの方だけを出してもらいます。1件ずつ見比べる時間がなくなります。
申込のシートと、入金の記録を渡します。 （2つのシートを指定する） まだ入金がない方だけを出してください。 期限が近い順に並べてほしいです。 お名前は台帳のままでよいです。
ここまでできたら、次の月からは今月分やっておいて、で終わります。やり方をObsidianに1枚残しておくと、毎回説明しなくて済みます。
情報をためるのところで、この置き場を作れます。
ここは上級です。台帳の形ができてから読んでください。
すでに会計ソフトをお使いなら、そちらとつなぐ手もあります。講師のちゃかなさんは、freeeとつないで進めています。
台帳を手で作らずに、会計ソフトの中の数字をそのまま読ませる形です。確定申告まで1本でつながるのが、いちばんの利点です。
詳しいやり方は、これからまとめます。ちゃかなさんに、実際の進め方を確認しているところです。できましたら、ここに出てきます。
会計ソフトを使っていない方は、先に台帳のほうを作ってください。そちらのほうが早く楽になりますし、あとから会計ソフトに移すこともできます。
お金とお客様の情報を扱うところなので、ここだけ守ってください。
月に数件なら、手のほうが早いかもしれません。レシートを写真で渡すところだけでも、やっておく値打ちはあります。1年分たまったときに効きます。
変えなくて大丈夫です。いま使っている1枚を、見本として渡してください。同じ形のまま、中身だけ差し込んでくれます。
手で入れる台帳からでも始められます。連携は、あとからで大丈夫です。やるときはスプレッドシートと連携するからどうぞ。
台帳を1枚作るのに30分。請求書の差し込みまでで1時間くらいです。2回目からは、数分で終わります。
自分のマイページのメモに、やってみてどうだったかを残しておいてください。どれくらい時間が減ったか。ここが分かると、次に何を任せるかが決まります。
金額そのものは、書かなくて大丈夫です。